أوامر الشراء والاستلام الجزئي: اعرف بالظبط عليك كام لكل مورد
إزاي الموزعين يديروا أوامر الشراء من المصانع والموردين: الشحن والخصم، والاستلام كامل أو جزئي في مخزن محدد، وتحديث تكلفة المنتج، وحسابات الموردين بكشوف حساب.
أمر الشراء بالاستلام الجزئي هو طلب لمصنع أو مورد ممكن يتستلم على كذا دفعة: اللي وصل النهارده بيدخل المخزن وحساب المورد دلوقتي، والباقي بيفضل مفتوح لحد ما يوصل. وعند الموزع، ده الفرق بين إنك تعرف بالظبط عليك كام لكل مورد، وإنك تدفع تمن بضاعة عمرها ما وصلت.
المصانع والمستوردين نادراً ما بيسلّموا الطلب كله مرة واحدة. موديل ناقص، أو حاوية متأخرة، أو عربية شايلة جزء بس. ولو الطلب اتسجل "مستلم" أول ما العربية الأولى توصل، المخزون والمستحقات بيبقوا غلط من اليوم ده.
الخلاصة
- كل مشتريات بتمشي بأمر شراء بالأصناف والكميات وتكلفة الوحدة والشحن والخصم.
- استلم اللي وصل فعلاً، صنف صنف، في مخزن محدد، والباقي يفضل مفتوح.
- البضاعة المستلمة بتحدّث المخزون فوراً، ولو حبيت تكلفة المنتج كمان.
- حساب المورد بيوضح المشتريات المستلمة والمدفوعات والرصيد اللي عليك.
- اقفل الأمر لما تقبل إن الكمية الباقية مش هتيجي.
أمر الشراء لازم يكون فيه إيه؟
- المورد والمخزن اللي البضاعة رايحاله.
- الأصناف بالكمية وتكلفة الوحدة، والأصناف المكررة بتتدمج.
- تكلفة الشحن والخصم، عشان التكلفة الإجمالية تبقى حقيقية.
- تاريخ الطلب وتاريخ الاستلام المتوقع.
- هل المستحقات بتتابع للأمر ده (فيه اللي بيتدفع مقدم وفيه اللي بالأجل).
الاستلام كامل أو جزئي
لما البضاعة توصل، أمين المخزن بيسجّل الكمية المستلمة لكل صنف. والأمر بيبقى "مستلم جزئياً" لحد ما كل حاجة توصل، وبعدها "مستلم". وكل استلام بيتحفظ في سجل بالتاريخ والكميات، فتقدر تشوف دايماً إيه اللي وصل في أنهي دفعة.
| الحالة | المعنى | المخزون | رصيد المورد |
|---|---|---|---|
| قيد الانتظار | اتطلب ومفيش حاجة وصلت | مفيش تغيير | مفيش مستحق لسه |
| مستلم جزئياً | وصلت أصناف أو كميات منه | الكميات المستلمة بتتضاف | قيمة المستلم مستحقة |
| مستلم | كله وصل، أو الأمر اتقفل | كل الكميات المستلمة اتضافت | القيمة المستلمة كاملة مستحقة |
| ملغي | مفيش حاجة هتوصل | مفيش تغيير | مفيش مستحق |
التكلفة الفعلية وتكلفة المنتج
تكلفة المنتج مش سعر المورد بس؛ الشحن والخصم بيغيّروها. ولما أمر الشراء يتستلم، تحديث تكلفة المنتج من تكلفة الوحدة في الأمر بيخلّي هامش الربح في التقارير صادق. ولو الأسعار بتتحرك كتير زي الإلكترونيات المستوردة، دي الطريقة الوحيدة تعرف بيها لو سعر البيع القديم لسه بيكسب.
حساب المورد
كل مورد محتاج حساب زي حساب العميل بس من الناحية التانية: أوامر الشراء المستلمة (اللي عليك)، والمدفوعات، والمديونيات التانية، وكشف حساب برصيد جاري. والمدفوعات بتتوزع على أوامر الشراء المفتوحة، وأي زيادة بتفضل رصيد لك عند المورد. وملخص المستحقات بيوضح عليك كام لكل الموردين.
أخطاء شائعة
- تسجيل الأمر كله مستلم وهو وصل جزء بس.
- استلام البضاعة في "المخزن" وانت عندك أكتر من مخزن.
- دفع قيمة الفاتورة بدل قيمة المستلم.
- ترك تكلفة المنتج القديمة بعد ما الأسعار زادت.
- تسجيل مدفوعات الموردين في كشكول منفصل.
ربط المشتريات بالمخزون
المشتريات بتبدأ من المخزون: تنبيهات الأصناف المنخفضة لكل مخزن بتقولك تطلب إيه. ومقال اللي لازم يعمله نظام التوزيع ودليل نظام ERP لشركات التوزيع بيشرحوا ناحية المخزون.
كيف تساعدك Nilex
نظام إدارة التوزيع والمخازن لتجارة الجملة من Nilex بيعمل أوامر شراء بالشحن والخصم لمخزن محدد، ويستلمها كاملة أو جزئياً بسجل استلام، ويحدّث المخزون وتكلفة المنتج، ويحتفظ بحساب لكل مورد بالمدفوعات والمديونيات وكشف الحساب وملخص المستحقات. شوف فيديو "المشتريات والموردين" في صفحة النظام.
الأسئلة الشائعة
لو بندفع للمورد مقدم؟
سجّل الدفعة على حساب المورد؛ بتفضل رصيد لك وبتتخصم لما الأمر يتستلم.
باقي الطلب مش هييجي خالص. نعمل إيه؟
اقفل الأمر. بيبقى مستلم بالكميات اللي وصلت فعلاً، والمستحق بيتحسب عليها.
ينفع أمر واحد يروح لمخزنين؟
اعمل أمر لكل مخزن، أو استلم في مخزن وحوّل. مخزن واحد لكل أمر بيخلّي المخزون واضح.
نقدر نطبع الأمر للمورد؟
أيوه، أوامر الشراء بتتطبع أو تتصدّر وتتبعت للمورد.
لو مش متأكد عليك كام لكل مورد النهارده، كلّم Nilex.
