كشف حساب العملاء والتحصيل لتجار الجملة: اعرف مين عليه كام

كشف حساب العملاء والتحصيل هما الطريقة اللي موزع الجملة بيحوّل بيها التوصيلات لفلوس: كل محل ليه حساب بيوضح طلباته ودفعاته وديونه ورصيده الجاري، وكل دفعة بتتوزع على الطلبات اللي بتسددها. ولما الحساب يبقى في دماغ المندوب أو على ورق متقطع، يبقى الموزع بيسلّف عملاءه فلوس من غير ما يعرف كام.

في تجارة الجملة المصرية، الأجل عادي: المحل بيدفع جزء دلوقتي وجزء بعد ما يبيع. ومفيش مشكلة، طول ما رصيد كل محل واضح ومتفق عليه ومتتابع. والدليل ده بيوضّح إزاي.

الخلاصة

• كل عميل محتاج حساب واحد بيجمع الطلبات والدفعات والديون والمرتجعات.
• سجّل الدفعات يوم ما تستلمها، بما فيها الكاش اللي بيحصّله السواقين.
• وزّع كل دفعة على الطلبات المفتوحة من الأقدم، عشان تعرف دايماً أنهي فواتير لسه مفتوحة.
• اطبع أو ابعت كشف حساب بانتظام؛ الكشف اللي الطرفين متفقين عليه بيمنع أغلب الخلافات.
• راجع الأرصدة كل أسبوع وتابع الأقدم الأول.

حساب العميل لازم يوضّح إيه؟

• الطلبات بإجمالياتها وخصوماتها وحالتها.
• الدفعات (الإيصالات) بالتاريخ والطريقة (كاش أو تحويل) والطلبات اللي اتوزعت عليها.
• الديون اللي مش من طلب، زي رصيد افتتاحي متنقل من السيستم القديم.
• المرتجعات اللي بتقلل المستحق على العميل.
• الرصيد الدائن لما العميل يدفع أكتر من اللي عليه، وبيتخصم تلقائياً من الطلب الجاي.
• الإجماليات: إجمالي المشتريات، والمدفوع، والرصيد المستحق، والطلبات المتأخرة.

كشف حساب الطرفين يقدروا يقروه

كشف حساب العميل بيعرض كل حركة بترتيب التاريخ برصيد جاري: الرصيد الافتتاحي، وكل طلب مدين، وكل دفعة ومرتجع دائن، والرصيد الختامي. ولما يتطبع أو يتبعت PDF، بيبقى هو الورقة اللي بتراجعها مع صاحب المحل. ولما الأرقام تتطابق، الكلام بيبقى على إمتى هيدفع، مش على هل عليه ولا لأ.

التاريخ	الحركة	مدين	دائن	الرصيد
01/09	رصيد افتتاحي			5,000
04/09	طلب ORD-1021	18,400		23,400
10/09	دفعة (كاش)		12,000	11,400
12/09	مرتجع على ORD-1021		1,100	10,300

الأرقام دي مثال على شكل الكشف، مش بيانات حقيقية.

توزيع الدفعات

المحلات نادراً ما بتدفع فاتورة بالظبط. بتدفع أرقام مدوّرة: "خد 10,000 دلوقتي". السيستم لازم يوزّع المبلغ على أقدم الطلبات المفتوحة الأول، ويعرض معاينة قبل الحفظ، ويسيب الزيادة رصيد دائن. وكده كل طلب بيبان مدفوع أو مدفوع جزئياً أو مش مدفوع، وتقرير التحصيل يبقى مظبوط من غير شغل يدوي.

متابعة الأرصدة

1. كل أسبوع، اطلع قائمة العملاء اللي عليهم رصيد ورتّبها بعمر أقدم طلب مفتوح.
2. كلّم أو زور الأقدم الأول، وابعت الكشف قبل المكالمة.
3. سجّل الوعد وتاريخه، وراجعه في التاريخ ده.
4. للي بيتأخر دايماً، قلّل الأجل: طلبات أصغر أو دفع عند الاستلام.

الـ CRM بيساعد في جانب المتابعة؛ اقرأ ما هو نظام CRM.

الكاش اللي بيحصّله السواقين

لما السواقين يحصّلوا كاش، سجّل كل دفعة على حساب العميل في نفس اليوم، وقارن التحصيل لكل عربية بالطلبات المتسلمة. ودليل العربيات والمرتجعات بيغطي ناحية التوصيل.

مين يشوف أرصدة العملاء

الأرصدة والتليفونات بيانات شغل حساسة، وبيانات التواصل مع العملاء بيانات شخصية وفق القانون 151 لسنة 2020. ادّي صلاحية الحسابات كاملة للمالية والإدارة، وخلي المندوبين يشوفوا اللي محتاجينه لطلباتهم بس. مقال صلاحيات المستخدمين وسجل التدقيق بيشرح المبادئ.

كيف تساعدك Nilex

نظام إدارة التوزيع والمخازن لتجارة الجملة من Nilex بيدّي كل عميل حساب بالطلبات والدفعات والديون والمرتجعات والرصيد الدائن، وكشف حساب برصيد جاري جاهز للطباعة، وتوزيع تلقائي للدفعات على الطلبات المفتوحة مع معاينة. والموردين ليهم نفس نوع الحساب. شوف فيديو "العملاء والحسابات" في صفحة النظام.

الأسئلة الشائعة

ندخل الأرصدة القديمة إزاي؟

كديون افتتاحية لكل عميل متنقلة من الإكسيل وقت التجهيز، عشان أول كشف يبدأ من الرصيد الصح.

لو العميل دفع أكتر من اللي عليه؟

الزيادة بتبقى رصيد دائن في حسابه وبتتخصم تلقائياً من طلبه الجاي.

ينفع دفعة تتلغي؟

أيوه، الإيصال ممكن يتلغي بسبب؛ والتوزيع بيترجع ويفضل في السجل، فمفيش حاجة بتختفي في صمت.

العميل عنده كذا محل. حساب واحد ولا كذا حساب؟

حساب عميل واحد بكذا فرع. الطلبات بتسجّل الفرع، والكشف بيغطي العميل كله.

لو مش متأكد عملاءك عليهم كام دلوقتي، كلّم Nilex وشوف الكشوف متعملة من بياناتك انت.