بورتال المندوب وطلبات المحلات أونلاين: إزاي شركة التوزيع تاخد الأوردرات من غير ورق

شركة التوزيع بتاخد الطلبات من غير ورق لما كل طلب يدخل السيستم مرة واحدة بس، من مصدره، ومايتنقلش تاني. وعملياً ده معناه بابين للسيستم نفسه: المحلات بتبعت طلبات الجملة أونلاين والمكتب يراجعها ويوافق عليها، والمندوبين والسواقين بيتابعوا الطلبات المسندة ليهم من بوابة بسيطة على الموبايل. والبابين بيوصلوا لنفس النتيجة: طلب حقيقي ليه مخزن وعربية ومندوب وحساب عميل.

المشكلة مش في دفتر الطلبات ولا في صور الواتساب في حد ذاتها. المشكلة في النقل: المندوب بيكتب الطلب، والمكتب بينقله على الإكسيل، وأمين المخزن بيكتب ورقة تحضير، والمحاسب بيدخله تاني على كشف حساب العميل. وكل نقلة فرصة لكمية غلط أو كرتونة منسية أو سعر المحل ماوافقش عليه. المقال ده بيشرح إزاي ترتب استقبال الطلبات في شركة التوزيع بحيث النقل ده يختفي، وكل واحد بيشوف إيه في كل خطوة.

الخلاصة

• الطلبات من غير ورق معناها إن كل طلب يتسجل مرة واحدة، مش إنك تشتري تابلت لكل مندوب.
• طلبات المحلات أونلاين لازم تتراجع ويتوافق عليها في المكتب قبل ما تبقى طلبات، عشان المخزون والأسعار ووضع الحساب يبصلهم بني آدم.
• المندوب والسواق محتاجين بوابة على الموبايل فيها طلباتهم وعنوان المحل وتليفونه ونموذج للمصروفات، مش السيستم كله.
• كل طلب يتوافق عليه لازم يكون ليه مخزن مصدر وعربية ومندوب، عشان المسؤولية تبقى واضحة من أول دقيقة.
• الطلبات والدفعات والمرتجعات لازم تنزل على نفس حساب العميل، وإلا كشف الحساب عمره ما هيطابق اللي المحل فاكره.

ليه الورق والواتساب بيقعوا لما الشغل يكبر؟

مع خمس محلات وعربية واحدة صاحب الشغل فاكر كل حاجة. لكن مع ستين محل وتلات مناديب ومخزنين، نفس العادات بتبتدي تكلّف فلوس كل يوم:

• الطلبات جاية بخمس أشكال. فويس نوت، وصورة لورقة مكتوبة بخط اليد، ومكالمة لصاحب الشركة، ورسالة في جروب السواقين، وسطر في دفتر المندوب. وحد لازم يترجم ده كله لقايمة واحدة.
• المخزون بيتشاف متأخر. المندوب وعد بـ 40 كرتونة، والمكتب اكتشف إن المخزن فيه 25، والمحل عرف لما العربية وصلت.
• محدش عارف الطلب ده بتاع مين. لما محل يشتكي، لازم لفة تليفونات عشان نعرف مين المندوب اللي خده وأنهي عربية شالته.
• المصروفات بترجع كومة إيصالات. بنزين وكارتة وشيالين بيتدفعوا كاش ويتسوّوا آخر الشهر، لو اتسوّوا أصلاً.

مقالنا عن اللي لازم يعمله سيستم التوزيع بيغطي الدورة كلها. هنا هنركز على أول خطوة بس: لحظة ما الطلب بيتولد.

بابين لسيستم واحد

سيستم التوزيع المتصمم كويس بيستقبل الطلبات من بابين، وبعد كده بيعاملهم نفس المعاملة.

الباب الأول: طلبات المحلات أونلاين

صاحب المحل بيبعت طلب الجملة أونلاين بدل ما يتصل. والطلب مابيروحش للمخزن على طول؛ بيستنى في قايمة طلبات المحلات في المكتب، وهناك حد يراجعه ويوافق عليه ويحوّله لطلب. خطوة المراجعة دي مهمة: فيها حد بيتأكد إن الأصناف موجودة في المخزن الصح، وإن الأسعار هي الحالية، وإن حساب المحل في وضع انت مرتاح تسلّمه عليه.

الباب التاني: طلبات بتتعمل في المكتب لزيارات المندوب

لما المندوب يزور محل أو المحل يتصل، الطلب بيتعمل في المكتب في حوالي دقيقة: تختار العميل وفرعه، والمخزن اللي هيطلع منه، والعربية، والمندوب، وتضيف المنتجات وانت شايف السعر والكمية المتاحة في المخزن ده. والخصم بالنسبة أو بالمبلغ بيتحسب، وأي رصيد للعميل بيتخصم تلقائياً. وبعدها الطلب بيظهر في بوابة المندوب المسند ليه.

ومن أي باب جه، الطلب بيمشي في طريق واحد: قيد الانتظار، محمّل على العربية، اتسلم. ومقالنا عن عربيات التوزيع والمرتجعات بيشرح الطريق ده بالتفصيل، فمش هنكرره هنا.

من طلب المحل لحد التسليم، خطوة بخطوة

1. المحل بيبعت طلب بالأصناف والكميات اللي عايزها.
2. المكتب بيراجعه في قايمة طلبات المحلات: الأصناف موجودة؟ الكميات معقولة للمحل ده؟ فيه رصيد مفتوح لازم نتكلم فيه الأول؟
3. المكتب بيوافق ويحوّله لطلب، ويختار المخزن والعربية والمندوب. والأسعار والمخزون المتاح والخصم ورصيد العميل السيستم بيحسبهم.
4. المندوب بيشوفه في البوابة بتاعته بعنوان المحل ورقم تليفونه.
5. الطلب بيتحمّل على العربية ويتسلم، والعربية بتوضح اللي شايلاه واللي في الطريق واللي اتسلم.
6. حساب العميل بيتحدّث: الطلب بيظهر في كشف حساب المحل، وأي دفعة تتسجل بتتوزع على الطلبات المفتوحة تلقائياً.

لاحظ الحاجة اللي مش موجودة في القايمة: محدش بيكتب حاجة تاني. الطلب أونلاين بقى طلب، والطلب بقى حمولة العربية، والطلب بقى سطر في كشف الحساب.

بوابة المندوب بتوري إيه، وماينفعش توري إيه؟

المندوب مش محتاج السيستم كله، وإنك تديهوله فيه خطر: أرصدة العملاء وتكلفة الموردين وعملاء المناديب التانيين مش شغله. في سيستم التوزيع والجملة من نيلكس، كل مندوب وسواق ليه بوابة شغالة من متصفح الموبايل، فمش محتاج كمبيوتر. والبوابة بتوريه:

• الطلبات المسندة ليه بعنوان المحل ورقم تليفونه، عشان يرتب يومه ويتصل قبل ما يوصل.
• نسبة إنجازه، عشان هو ومديره يشوفوا كام طلب من المسند ليه اتقفل فعلاً.
• مصروفاته، بيقدّمها من الموبايل للموافقة، بدل جيب مليان إيصالات آخر الشهر.

المعلومة	المندوب أو السواق (البوابة)	المكتب وإدارة المبيعات	صاحب الشركة والمالية
طلباته المسندة بعنوان المحل وتليفونه	أيوه	أيوه، لكل المناديب	أيوه
طلبات المحلات أونلاين	لأ	مراجعة وموافقة وتحويل لطلبات	أيوه
نسبة الإنجاز	بتاعته هو	لكل مندوب	أيوه
طلبات المصروفات	بيقدّم بتاعته	بيوافق حسب قواعدك	بيشوف الكل بالتحليلات
كشوف حساب العملاء وأرصدتهم	لأ	حسب الصلاحيات اللي تحددها	أيوه
تكلفة المنتجات وحسابات الموردين	لأ	حسب الصلاحيات اللي تحددها	أيوه

التقسيمة دي هي نفس الفكرة اللي شرحناها في بورتال لكل دور في السيستم: كل واحد يشوف اللي شغله محتاجه ومايزيدش. ولو عايز تفاصيل أكتر عن الصلاحيات اقرا صلاحيات المستخدمين وسجل التدقيق.

مصروفات الشارع: وافق عليها قبل ما تبقى خناقة آخر الشهر

مصروفات الشارع مبالغ صغيرة بس بتتجمع: بنزين، كارتة، شيّال في سوق زحمة، ركنة. لما بتتقال مرة في الشهر محدش بيفتكر كانت في أنهي مشوار. لكن لما المندوب يقدّم كل مصروف من موبايله في نفس اليوم، المدير بيوافق أو يسأل والمشوار لسه فاكره، والمصروف اللي اتوافق عليه بيظهر في شاشة المالية والمصروفات مع باقي مصروفات الشركة.

سياسة عملية لشركات التوزيع:

• اتفقوا على أنواع المصروفات اللي المندوب يقدّمها على طول، وأنهي منها محتاج تليفون الأول.
• اطلب من المناديب يقدّموا في نفس اليوم، مش كله مرة واحدة.
• خلي واحد بس هو اللي يوافق، وراجع إجمالي كل مندوب كل أسبوع جنب نسبة إنجازه.

حسابات العملاء: هنا الشغل من غير ورق بيجيب فايدته

الطلبات أونلاين بتوفر وقت، لكن المكسب الحقيقي آخر الشهر، لما كشف حساب المحل يطلع صح من الأول. كل عميل ليه حساب فيه الطلبات والدفعات والديون وكشف حساب بالرصيد جاهز للطباعة، والدفعات بتتوزع على الطلبات المفتوحة تلقائياً. ولأن الطلب اتسجل مرة واحدة واتوافق عليه، كشف الحساب طالع من نفس السجل اللي المندوب سلّمه، فالكلام مع صاحب المحل بيبقى على إمتى هيدفع، مش على هو طلب إيه.

شرحنا كشوف الحساب وتوزيع الدفعات والمتابعة في كشف حساب العملاء والتحصيل لتجار الجملة. ونفس الانضباط بيتطبق ناحية الموردين في أوامر الشراء والاستلام الجزئي.

إزاي تبدأ من غير ما تخسر محلاتك

المحلات والمناديب ليهم عادات. والبداية العاقلة بتسيب البابين مفتوحين لحد ما الناس تتعود:

1. حمّل بياناتك الأول. المنتجات والأسعار والعملاء بفروعهم والأرصدة الافتتاحية. نيلكس بتنقلهم من الإكسيل وقت التجهيز، ودليلنا عن نقل البيانات من الإكسيل بيشرح تجهز الملف إزاي.
2. ابدأ بالمناديب. اعمل الطلبات في المكتب وخلي المناديب يتابعوها في البوابة أسبوع أو اتنين، لحد ما فتح الموبايل يبقى عادة.
3. اعزم محلاتك الثابتة يبعتوا طلباتهم أونلاين. ابدأ بالمحلات اللي بتطلب أكتر، لأنهم أكتر ناس هيرتاحوا من المكالمات.
4. سيب خط التليفون مفتوح، بس سجّل أي طلب بالتليفون في السيستم فوراً. القاعدة مش "مفيش تليفونات"؛ القاعدة "مفيش طلب برا السيستم".
5. راجع كل أسبوع. الطلبات اللي مستنية موافقة كتير، والمناديب اللي نسبة إنجازهم قليلة، والمصروفات اللي مستنية موافقة: دول التلات قوايم اللي تبصلهم.

لما الطلبات تبقى نضيفة، أرقام لوحة التحكم بتبقى تتصدق. والمقال المكمّل عن تنبيهات وتقارير مبيعات الموزع بيشرح تقراها إزاي.

إزاي نيلكس تساعدك

سيستم إدارة التوزيع والمخازن لتجارة الجملة من نيلكس فيه قايمة طلبات المحلات أونلاين، وإنشاء الطلب بالمخزن والعربية والمندوب، وبوابة للمندوبين والسواقين فيها الطلبات المسندة ونسبة الإنجاز والمصروفات، وحسابات العملاء بكشوف الحساب وتوزيع الدفعات تلقائياً. السيستم عربي وإنجليزي، وبيتسلّم متظبط على مخازنك ومنتجاتك وعملاءك وأسعارك، وبندرّب فريقك قبل التشغيل.

• بوابة المندوب بالمصروفات وطلبات الجملة أونلاين من المحلات جزء من باقة "شبكة توزيع"، وباقة "مؤسسات" بتضيف متجر جملة أونلاين لعملائك من المحلات. الباقات وتفاصيل كل واحدة على صفحة السيستم.
• اتفرج على فيديوهات العرض وصور الشاشات في صفحة السيستم، وبعدها استخدم نموذج الطلب اللي فيها عشان تطلب نفس السيستم أو سيستم شبهه متظبط على طريقة شغلك.
• ولو طريقة استلام الطلبات عندك محتاجة حاجة السيستم الجاهز مابيعملهاش، نقدر نبنيها كشغل ERP مخصص. وتقدر كمان تكلمنا الأول.

أسئلة شائعة

المندوب محتاج ينزّل أبلكيشن؟

لأ. بوابة المندوب شغالة من متصفح الموبايل، وفيها طلباته المسندة وعناوين العملاء وتليفوناتهم وطلبات المصروفات. ومش محتاج كمبيوتر كمان.

طلبات المحلات أونلاين بتروح للمخزن على طول؟

لأ. بتستنى في قايمة طلبات المحلات لحد ما حد في المكتب يراجعها ويوافق عليها ويحوّلها لطلبات. وهنا بني آدم بيراجع المخزون والأسعار وحساب المحل.

المندوب يقدر يشوف أرصدة العملاء أو تكلفة المنتجات؟

البوابة معمولة حوالين طلبات المندوب ونسبة إنجازه ومصروفاته. كشوف الحساب والأرصدة والتكاليف وحسابات الموردين بتاعة المكتب والإدارة والمالية، حسب الأدوار اللي انت بتحددها.

لو العميل عنده كذا محل؟

العميل ليه حساب واحد، وكل طلب بيتسجل عليه الفرع، فالتسليم بيروح للمحل الصح وكشف الحساب بيغطي العميل كله.

نقدر نفضل ناخد طلبات بالتليفون؟

أيوه. طلب التليفون بيتعمل في المكتب في حوالي دقيقة بمخزنه وعربيته ومندوبه، ومن اللحظة دي بيمشي في نفس الطريق بتاع الطلب أونلاين.