تقارير الـ ERP لصاحب الشركة: تبص على إيه كل يوم وكل أسبوع وكل شهر
التقارير ولوحة التحكم اللي صاحب الشركة لازم يقراها كل يوم وأسبوع وشهر: المبيعات والتحصيل والخزنة وتنبيهات المخزون والمتأخرات وهوامش الربح والمصروفات والربح لكل فرع، مع مثال توضيحي.
صاحب الشركة مش محتاج خمسين تقرير. كل يوم كفاية خمس أرقام: المبيعات، والتحصيل، ورصيد الخزنة والبنك، والطلبات المعلّقة أو المتأخرة، وتنبيهات المخزون. وكل أسبوع بص على الاتجاهات: المبيعات لكل فرع ومندوب ومنتج، ومين متأخر في الدفع. وكل شهر اقرا الصورة كاملة: هوامش الربح، والمصروفات، وقيمة المخزون، والأرصدة، والربح لكل فرع.
المشكلة في أغلب الشركات مش قلة التقارير. المشكلة إن الأرقام جاية من شيتات مختلفة، وبتوصل متأخر، ومش متفقة مع بعض. ولوحة تحكم الـ ERP بتبقى مفيدة بس لما كل رقم فيها يكون طالع من نفس السجلات اللي الفريق شغال عليها، ولما تقدر تدوس على الرقم وتوصل للورق اللي وراه.
الخلاصة
- يومياً: المبيعات والتحصيل ووضع الفلوس والطلبات المعلّقة وتنبيهات المخزون، تتقري في خمس دقايق.
- أسبوعياً: الاتجاهات حسب الفرع والمندوب والمنتج والعميل، والأرصدة المتأخرة حسب عمرها.
- شهرياً: مجمل الربح، والمصروفات قصاد الخطة، وقيمة المخزون والراكد، والربح لكل فرع.
- التحصيل مهم قد المبيعات: البيع اللي متحصّلش سلفة لعميلك.
- التقرير يبقى موثوق بس لو طالع من نفس بيانات الشغل اليومي ويتتبع لحد الورق.
يومياً: خمس أرقام في خمس دقايق
- مبيعات النهارده قصاد نفس اليوم الأسبوع اللي فات.
- تحصيل النهارده كاش وتحويلات، لكل فرع أو مندوب.
- وضع الخزنة والبنك: في كل خزنة وكل حساب كام دلوقتي.
- الطلبات المعلّقة والمتأخرة: اللي لسه متسلمتش واللي عدّت ميعادها.
- تنبيهات المخزون: الأصناف اللي نزلت تحت الحد الأدنى في كل مخزن.
ولو رقم منهم فاجئك، الضغطة اللي بعدها لازم توريك الطلبات أو الإيصالات أو الأصناف اللي وراه، مش إنك تكلّم المحاسب.
أسبوعياً: الاتجاهات والناس
- المبيعات لكل فرع ومندوب وفئة منتج، قصاد الأسبوع والشهر اللي فاتوا.
- التحصيل قصاد اللي كان مستحق الأسبوع ده.
- أرصدة العملاء حسب عمرها: جاري، 30، 60، وأكتر من 90 يوم تأخير.
- أكتر الأصناف بيعاً وأبطأها حركة.
- أوامر الشراء اللي لسه مستلمتش، وعليك كام للموردين الأسبوع ده.
تقرير أعمار الديون ده أكتر تقرير أصحاب الشركات بيفوّتوه وأكتر واحد محتاجينه. ومقال كشف حساب العملاء والتحصيل بيشرح تتصرف على أساسه إزاي.
شهرياً: هوامش الربح والصورة الكاملة
- مجمل الربح لكل منتج وفئة وعميل وفرع: المبيعات ناقص تكلفة اللي اتباع.
- المصروفات حسب النوع والفرع، قصاد الشهر اللي فات وخطتك.
- قيمة المخزون لكل مخزن، والمخزون اللي متحركش من 60 أو 90 يوم.
- أرصدة العملاء والموردين بالإجمالي، وأكبرهم بالاسم.
- الربح لكل فرع وللشركة كلها.
تقارير الهامش بتبقى صح على قد التكلفة اللي وراها. لو مخزون أول المدة دخل من غير تكلفة، الهوامش هتفضل غلط لحد ما التكلفة تتصلّح، وده سبب إن مقال نقل البيانات من الإكسيل بيصمم عليها.
مثال لنظرة صاحب الشركة الأسبوعية (مثال توضيحي)
الجدول ده مثال توضيحي بأرقام مفترضة، عشان يوضّح الشكل بس، ومش نتايج حقيقية لأي شركة.
| المؤشر | الأسبوع ده | الأسبوع اللي فات | تسأل إيه |
|---|---|---|---|
| المبيعات (جنيه) | 480,000 | 455,000 | أنهي فرع ومنتج عملوا الزيادة؟ |
| التحصيل (جنيه) | 390,000 | 420,000 | ليه التحصيل نزل والمبيعات طالعة؟ |
| متأخر أكتر من 60 يوم (جنيه) | 210,000 | 185,000 | أنهي عملاء دخلوا الخانة دي؟ |
| مجمل الربح | 21% | 23% | خصومات، ولا زيادة تكلفة، ولا تغيير في المنتجات المتباعة؟ |
| المصروفات (جنيه) | 62,000 | 58,000 | أنهي نوع مصروف زاد؟ |
| أصناف تحت الحد الأدنى | 14 | 9 | أوامر الشراء اتعملت ولا لسه؟ |
لاحظ إن كل سطر آخره سؤال. لوحة التحكم بتفيد لما توريك تبص فين، مش لما توريك إن الرقم اتغير وبس. وفي المثال ده المبيعات زادت بس التحصيل نزل والديون القديمة كبرت، فأول مكالمة لصاحب الشركة الأسبوع ده تبقى لفريق التحصيل مش المبيعات.
التقرير يبقى موثوق إمتى؟
- مصدر واحد: التقرير بيقرا نفس الطلبات والإيصالات وحركات المخزون اللي الفريق بيدخلها كل يوم، مش شيت منفصل.
- التفاصيل: أي إجمالي يتفتح على الورق اللي وراه.
- أي فترة: النهارده، الأسبوع، الشهر، أو فترة تحددها، لفرع أو للكل.
- التصدير: PDF للشركاء والبنك، وExcel لو عايز تحلل أكتر.
- الاتفاق: أرقام صاحب الشركة وأرقام المحاسب هي نفس الأرقام.
- التتبع: أي تعديل في الفواتير والدفعات متسجل، فمفيش رقم بيتحرك من غير ما حد يعرف.
أخطاء شائعة في تقارير صاحب الشركة
- تطلب كل تقرير ممكن ومتقراش ولا واحد.
- تبص على المبيعات بس والتحصيل والمتأخرات بيكبروا.
- تحسب التحويلات بين الفروع مبيعات، فالإجمالي يبان أكبر من الحقيقة.
- تحسب الهامش من سعر البيع بدل التكلفة الفعلية.
ولو عندك أكتر من موقع، اقرا إزاي سيستم واحد لكذا فرع بيطلّع تقارير مجمّعة، وشوف مشروع الـ ERP المخصص بيمشي إزاي لو بتخطط لواحد.
إزاي Nilex بتساعدك
نظام الـ ERP المخصص من Nilex بيخليك توصل لأي سجل في ثواني وتطلّع تقارير احترافية للتشغيل والماليات PDF وExcel، على سجل كامل لكل حركة وسجلات مالية متتعدلش من ورا حد. وممكن يبقى فيه مساعد ذكاء اصطناعي تسأله جوه السيستم. ومن الأنظمة الجاهزة، نظام التوزيع لتجارة الجملة بيحط الإيرادات والطلبات والطلبات المعلّقة وأرصدة العملاء والموردين وآخر الطلبات وتنبيهات المخزون في لوحة تحكم واحدة، مع تقارير مبيعات شهرية وحالة الدفع وأكتر المنتجات والعملاء لأي فترة. كلّم Nilex عن الأرقام اللي عايزها في لوحة التحكم بتاعتك.
الأسئلة الشائعة
صاحب الشركة محتاج كام تقرير فعلاً؟
أقل من اللي أغلب الأنظمة بتعرضه. نظرة يومية قصيرة، ونظرة أسبوعية للاتجاهات، ونظرة شهرية مالية بيغطوا أغلب القرارات.
المبيعات تشوف هوامش الربح؟
غالباً لأ. تقارير الهامش والتكلفة لصاحب الشركة والماليات، وأرقام المبيعات لفريق المبيعات.
ممكن التقارير توصلني لوحدها؟
ده حسب السيستم. اسأل هل التقارير المجدولة على الإيميل موجودة ولا ممكن تتضاف.
ليه مبيعاتي مختلفة عن إيرادات المحاسب؟
غالباً بسبب المرتجعات أو الخصومات أو الفواتير الملغية أو تحويلات اتحسبت مبيعات. سيستم واحد بقواعد واضحة بيقفل أغلب الفرق.
