كذا فرع ومخزن ومصنع على سيستم واحد: التحويلات والصلاحيات والتقارير المجمّعة

إنك تدير كذا فرع أو مخزن أو مصنع على سيستم واحد معناه إن كل المواقع شغالة على نفس قاعدة البيانات: الأصناف والعملاء والأسعار مشتركة، والمخزون والخزنة والمصروفات متسجلين لكل موقع لوحده. البضاعة بتتنقل بين المواقع بتحويلات متسجلة، وكل موظف بيشوف فرعه بس، وصاحب الشركة بيشوف كل المواقع جنب بعض وبالإجمالي.

شركات كتير في مصر بتوصل للفرع التاني أو التالت وفي كل فرع نسخة من نفس شيت الإكسيل، أو نسخة منفصلة من برنامج كاشير. ده بيمشي لحد ما صاحب الشركة يسأل سؤال بسيط زي "عندنا من الصنف ده كام في المجموع، وفين؟" ومحدش يعرف يرد غير بعد تلات تليفونات.

الخلاصة

• جهّز الهيكل الأول: الشركة والفروع والمخازن والمصانع، وقرّر إيه المشترك وإيه اللي تابع لكل موقع.
• انقل البضاعة بين المواقع بإذن تحويل طرف بيبعته وطرف بيستلمه، مش بالتليفون.
• التحويل مش بيع: بينقل مخزون وتكلفة، ومينفعش ينفخ أرقام المبيعات.
• الصلاحيات حسب الموقع: مدير الفرع يشوف فرعه، وأمين المخزن مخزنه، وصاحب الشركة كله.
• اقرا التقارير لكل موقع جنب بعض وكإجمالي مجمّع، من نفس البيانات.

سيستم واحد ولا ملف منفصل لكل فرع؟

السؤال	ملفات أو برامج منفصلة	سيستم واحد لكل المواقع
عندنا كام من الصنف ده في المجموع؟	كلّم كل فرع واجمع	المخزون لكل موقع والإجمالي في شاشة واحدة
البضاعة اللي اتبعتت لفرع 2 وصلت؟	اسأل أمين المخزن	التحويل باين: اتبعت ولا اتسلم ولا لسه
العميل ده عليه كام في كل الفروع؟	كذا رصيد عمرهم ما بيتقابلوا	حساب عميل واحد
أنهي فرع أكسب الشهر ده؟	استنى ملفات آخر الشهر	مقارنة الفروع لأي فترة
مين غيّر سعر أو لغى فاتورة؟	محدش يعرف	متسجل في سجل الحركات

جهّز الهيكل قبل أول حركة

قبل ما تدخل أي طلب، ارسم شركتك زي ما السيستم هيشوفها. الهيكل المعتاد شركة واحدة فيها كذا فرع، وكل فرع ليه مخزن أو أكتر، وممكن مصانع بتستهلك خامات وتطلّع منتج تام. والمجموعات اللي فيها كذا شركة قانونية محتاجة مستوى زيادة فوق.

وبعدين قرّر إيه المشترك وإيه المحلي:

• غالباً مشترك: قائمة الأصناف والأكواد، والعملاء والموردين، ودليل الحسابات، والمستخدمين.
• غالباً لكل موقع: كميات المخزون، والخزنة، والمصروفات، والموظفين، وأحياناً الأسعار.
• قرار لازم تاخده: ينفع فرع يبيع من مخزن فرع تاني، ولا لازم يطلب تحويل الأول؟

التحويلات بين الفروع والمخازن

أغلب البضاعة اللي بتضيع في الشركات متعددة الفروع بتضيع بين المواقع. التحويل الآمن ليه طرفين:

1. الموقع اللي باعت بيعمل تحويل بالأصناف والكميات، والمخزون بيخرج من مخزنه.
2. البضاعة بتبقى "في الطريق" وباينة كده، ومش محسوبة متاحة في أي مخزن.
3. الموقع المستلم بيأكد اللي وصل فعلاً، والمخزون بيدخل مخزنه.
4. أي فرق بين المبعوت والمستلم بيتسجل بالسبب، وفيه حد مسؤول عنه.

التحويلات بتنقل المخزون بالتكلفة، ومينفعش تتسجل كبيع من فرع لفرع جوه نفس الشركة، وإلا تقارير المبيعات والربح هتطلع منفوخة. والمصانع نفس الفكرة: الخامات بتتحوّل للمصنع، والمنتج التام بيتحوّل منه للمخازن أو الفروع. ومقال نظام ERP للمصانع بيشرح تكاليف الإنتاج بالتفصيل.

صلاحيات الفروع: كل واحد يشوف اللي محتاجه

سيستم واحد مش معناه إن الكل يشوف كل حاجة. الأدوار المعتادة:

• مدير الفرع: مبيعات ومخزون وموظفين ومصروفات فرعه بس.
• أمين المخزن: الاستلام والتحويلات والجرد لمخزنه.
• المبيعات: الطلبات وأرصدة العملاء، من غير تكاليف ولا هوامش ربح.
• المحاسب: الماليات في كل المواقع.
• صاحب الشركة أو المدير العام: كل حاجة، ومعاها المقارنة بين الفروع.

وكل حركة مهمة، زي تغيير سعر أو إلغاء فاتورة أو تسوية مخزون، لازم تتسجل باسم المستخدم والوقت والسجل. اقرا أكتر في مقال صلاحيات المستخدمين وسجل التدقيق.

تقارير مجمّعة من مصدر واحد

قيمة السيستم الواحد بتبان في التقارير. نفس التقرير يتقري تلات طرق: لفرع واحد، ولكل الفروع جنب بعض، وكإجمالي للشركة. ومن التقارير المفيدة: المبيعات والتحصيل لكل فرع، والمصروفات لكل فرع، وقيمة المخزون لكل مخزن، والمخزون الراكد حسب الموقع، والربح لكل فرع لأي فترة. والتحويلات الداخلية بتتشال من المبيعات عشان الإجمالي ميتحسبش مرتين. وللقائمة الكاملة باللي صاحب الشركة لازم يقراه وكل قد إيه، شوف تقارير صاحب الشركة اليومية والأسبوعية والشهرية.

قبل ما تضيف فرع جديد

• الفرع ومخازنه متعملين، والموظفين بصلاحياتهم.
• مخزون أول المدة متجرد ومتحوّل أو متستورد بالتكلفة.
• أسعار الفرع متأكدة لو مختلفة عن باقي الفروع.
• خزنة الفرع وطرق الدفع متظبطة.
• الفرع ظاهر في تقارير المقارنة من أول يوم.

إزاي Nilex بتساعدك

نظام الـ ERP المخصص من Nilex بيتابع كل محل ومصنع ومخزن في سيستم واحد، بحركة المخزون والإنتاج والتحويلات بين المواقع، وصلاحيات حسب الدور فكل واحد يشوف اللي محتاجه بس، وسجل لكل حركة. والفروع والمخازن المتعددة جزء من باقة Growth، والمصانع والإنتاج جزء من Enterprise، والتفاصيل في صفحة الخدمة.

ومن الأنظمة الجاهزة عند Nilex، نظام مراكز حماية السيارات بيبعت المخزون من فرع ويستلمه في فرع تاني والكميات بتتحدث في الاتنين، ولوحة الشبكة فيه بتقارن كل الفروع وكل مدير فرع بيشوف مركزه بس. ونظام محامص ومصانع البن بيدّي كل مصنع مخزونه ولوحة تحكمه. اقرا مشروع الـ ERP المخصص بيمشي إزاي، وبعدين كلّم Nilex عن فروعك.

الأسئلة الشائعة

ينفع كل فرع يبقى ليه أسعار مختلفة؟

أيوه لو قررت كده. خلي قائمة أصناف واحدة واعمل قوائم أسعار لكل فرع أو لكل نوع عميل.

مدير الفرع يقدر يشوف مبيعات الفروع التانية؟

بس لو اديته الصلاحية دي. العادي إن مدير الفرع يشوف فرعه وصاحب الشركة يشوف الكل.

ولو البضاعة وصلت ناقصة بعد التحويل؟

المستلم بيسجل اللي وصل فعلاً، والفرق بيتسجل بالسبب عشان يتتابع.

محتاجين إنترنت في كل فرع؟

السيستم اللي شغال على الويب محتاج اتصال في كل موقع. اسأل السيستم بيتصرف إزاي لما النت يقطع قبل ما تختار.