لوحة تحكم المتجر الإلكتروني: الطلبات وتعديلها وفواتير PDF والمخزون والتقارير وصلاحيات الموظفين

لوحة التحكم هي المكان اللي المتجر بيتدار منه فعلاً. العميل بيشوف واجهة المتجر، لكن انت وفريقك بتقضوا اليوم في اللوحة: تأكدوا الطلبات، وتعدلوها لما العميل يتصل، وتطلعوا الفواتير، وتظبطوا المخزون، وتشوفوا إيه اللي اتباع. اللوحة الكويسة بتخليك تتابع كل طلب من الدفع للتسليم، وتعدّل أصنافه من غير ما الإجمالي يبوظ، وتبعت فاتورة PDF، وتحدّث المخزون مرة واحدة، وتقرا تقارير بسيطة، وتدي كل موظف الصلاحية اللي محتاجها بس.

الدليل ده بيمشي على الشغل اليومي ده، وتدوّر على إيه في كل جزء، والغلطات اللي بتكلف المتاجر فلوس ووقت.

الخلاصة

• كل طلب محتاج حالة واضحة من الدفع للتسليم، وأي تغيير لازم الفريق كله يشوفه.
• تعديل أصناف الطلب لازم يعيد حساب الإجمالي ويحدّث المخزون، وإلا الفواتير والمخزون هيبعدوا عن بعض.
• فاتورة الـPDF لازم تطلع من الطلب نفسه، مش تتكتب تاني بالإيد.
• المخزون بيتتابع لكل منتج ولكل شكل منه، وبيتغير في مكان واحد للمتجر واللوحة.
• المالك والموظفين محتاجين صلاحيات مختلفة؛ الحساب المشترك بيخليك مش عارف مين غيّر إيه.

الطلبات: من الدفع للتسليم

كل طلب لازم يمشي على شوية حالات بسيطة زي طريقة شغلك، مثلاً: جديد، متأكد، بيتجهز، مع شركة الشحن، اتسلم، ملغي أو مرتجع. المهم:

• قايمة واحدة بفلاتر بالحالة والتاريخ والمحافظة، فاليوم يبدأ بـ"إيه محتاج تأكيد" و"إيه لسه مع المندوب".
• الطلب كله في شاشة واحدة: العميل، والتليفون، والعنوان، والأصناف، ومصاريف الشحن، وطريقة الدفع، وأي ملاحظات.
• تاريخ العميل جنب الطلب. العميل اللي استلم خمس طلبات غير اللي رفض الاستلام تلات مرات.
• إيميلات للعميل لما الطلب يتعمل ولما حالته تتغير.

وفيه طلبات بتشيل أكتر من منتج. في أنس صالح للقهوة العميل يقدر يصمم خلطة على مزاجه، والمحمصة بتستلم الوصفة كاملة مع الطلب، فاللي بيجهزها مش محتاج يتصل بالعميل يسأله.

تعديل الأصناف بعد الطلب

في مصر طلبات كتير بتتغير بعد الدفع: العميل يتصل يغير اللون، أو يزود صنف، أو يشيل واحد، وغالباً وانت بتأكد معاه طلب الدفع عند الاستلام. لو فريقك مش قادر يعدل الطلب من اللوحة، هيلغيه ويدخله من الأول، أو أسوأ، يعدله على الورق. التعديل لازم:

1. يغير أو يزود أو يشيل أصناف من نفس الطلب.
2. يعيد حساب الإجمالي بمصاريف الشحن وأي خصم.
3. يرجّع الأصناف اللي اتشالت للمخزون ويخصم الجديدة.
4. يسيب ملاحظة بمين غيّر إيه، عشان الفاتورة والمبلغ اللي مع المندوب يبقوا واحد.

بشاير الخير للأجهزة المنزلية نقل من طلبات وفواتير بتتكتب بالإيد لطلبات أصنافها بتتعدل من اللوحة، وفواتير PDF بتتبعت بالإيميل.

فواتير PDF

الفاتورة لازم تطلع من الطلب، بلوجو المحل ورقم الطلب والأصناف والأسعار ومصاريف الشحن والخصم والإجمالي، وتبقى جاهزة تتطبع مع الطرد أو تتبعت للعميل بالإيميل. كتابة الفواتير لوحدها هي المكان اللي الإجماليات بتبطل تطابق الطلبات فيه.

وخد بالك إن فاتورة الـPDF من متجرك مستند تجاري للعميل؛ لوحدها مش تقديم لمنظومة الفاتورة الإلكترونية أو الإيصال الإلكتروني في مصر. لو نشاطك ملزم بيهم، اقرا دليلنا عن البيع أونلاين والضرايب والإيصال الإلكتروني وخطط له لوحده.

المخزون: رقم واحد بيتغير مرة واحدة

مشاكل المخزون غالباً جاية من إنه متسجل في مكانين: اللوحة وشيت إكسيل، أو المتجر وكاونتر المحل. قواعد بتخليه مظبوط:

• تابع المخزون لكل منتج ولكل شكل، عشان "الأحمر مقاس L" ميتباعش وانت معاك "الأزرق" بس.
• خلي الطلبات تخصم المخزون أوتوماتيك، والمرتجعات والإلغاء يرجعوه.
• عدّل الأسعار والمخزون مرة واحدة من اللوحة والمتجر يمشي وراها. فريق بشاير الخير مثلاً بقى بيحدّث الأسعار في مكان واحد بدل بوستات السوشيال ميديا.
• اخفي المنتج أو علّم عليه "غير متاح" لما المخزون يخلص، بدل ما تاخد طلبات مش هتقدر تشحنها.

تقارير صاحب الشغل بيقراها فعلاً

مش محتاج عشرات التقارير. محتاج كام تقرير يجاوبوا أسئلتك اليومية:

السؤال	التقرير	تبص عليه
بعنا بكام؟	المبيعات والطلبات باليوم والأسبوع والشهر	يومياً
إيه لسه مع شركة الشحن؟	الطلبات حسب الحالة	يومياً
إيه بيتباع وإيه واقف؟	الأكتر والأقل مبيعاً	أسبوعياً
إيه قرب يخلص؟	قايمة المخزون المنخفض	أسبوعياً
العرض جاب همه؟	الطلبات وقيمتها وقت العرض مقارنة باللي قبله	بعد كل عرض

والكاش اللي المناديب بيحصّلوه في طلبات الدفع عند الاستلام لازم يتطابق مع الطلبات اللي اتسلمت؛ دليل ربط المتجر بشركات الشحن والتحصيل بيغطي الجزء ده.

صلاحيات الموظفين: مين يعمل إيه

المتجر الصغير عادةً فيه تلات أنواع مستخدمين. تقسيم توضيحي:

• المالك: كل حاجة، بما فيها الأسعار والتقارير والماليات والمستخدمين.
• فريق الطلبات: يأكد ويعدل ويحدّث الطلبات ويطبع الفواتير؛ من غير ماليات ولا مستخدمين.
• فريق الكتالوج: يضيف ويعدل المنتجات والصور والتصنيفات والعروض؛ من غير بيانات العملاء الشخصية إلا اللي الشغل محتاجه.

كل واحد ياخد حساب لوحده. لما طلب يتلغي أو سعر يتغير، لازم تعرف مين عمل كده. لوحة بشاير الخير مثلاً فيها صلاحيات للمالك وللموظفين.

روتين يومي بسيط

1. الصبح: أكد الطلبات الجديدة، وعدّل أي تغيير العملاء طلبوه، واطبع الفواتير.
2. الضهر: سلّم الطلبات لشركة الشحن وحدّث حالتها.
3. العصر: تابع اللي اتسلم واللي اترفض، ورجّع المرتجعات للمخزون.
4. آخر اليوم: راجع المبيعات والمخزون المنخفض وأي حاجة لسه معلقة.

والعروض بتزود الشغل ده؛ دليل العروض والباقات المحددة بوقت بيشرح تظبطها إزاي بحيث تشتغل لوحدها.

إزاي Nilex بتساعدك

كل متجر إلكتروني بتعمله Nilex معاه لوحة طلبات بتتابع منها الطلب من الدفع للتسليم، وتطبع الفواتير بتصدير PDF، وتشوف تاريخ طلبات كل عميل، وتدير المخزون، مع نظام إيميلات للعملاء؛ وأشكال المنتج بمخزون لكل شكل جزء من باقة Business. ومميزات زي تعديل أصناف الطلب والتقارير المالية والصلاحيات المنفصلة للمالك والموظفين اتعملت لبشاير الخير وممكن تتعمل في متجرك. وتجهيز حسابات الفريق جزء من قائمة تجهيز الإطلاق. كلمنا عن طريقة فريقك في الطلبات النهارده.

الأسئلة الشائعة

ينفع نفس المخزون يخدم المحل والمتجر الأونلاين؟

بس لو الاتنين بيخصموا من نفس الرقم. لو المحل بيبيع من سيستم تاني، محتاج يا ربط بينهم يا روتين يومي يحدّث المتجر، وإلا هتبيع حاجات مبقتش عندك.

ولو العميل غيّر الطلب بعد ما الفاتورة اتطبعت؟

عدّل الطلب من اللوحة واطبع الفاتورة تاني، عشان الطرد والمبلغ اللي مع المندوب وسجلاتك يبقوا كلهم بالإجمالي الجديد.

فريقي يقدر يدير الطلبات من الموبايل؟

اللوحة المعمولة للويب بتفتح من متصفح الموبايل للحاجات السريعة زي تأكيد طلب. لكن الشغل الطويل زي رفع كتالوج أسهل على الكمبيوتر.

إمتى أحتاج ERP بدل لوحة المتجر؟

لما تدير كذا مخزن، أو عملاء جملة بالآجل، أو مشتريات من موردين، أو حسابات في سيستم واحد. ساعتها المتجر ممكن يتربط بالـERP بدل ما يحل محله.