نظام إدارة شركات التطوير العقاري: منصة واحدة للمبيعات والتحصيل والتنفيذ

نظام إدارة شركات التطوير العقاري هو منصة واحدة بتدير الشركة كلها: العملاء المحتملين والمتابعات، ومخزون الوحدات، وعقود البيع بخطط السداد، وتحصيل الأقساط، وتنفيذ المشروعات، والموارد البشرية، وموقع الشركة، مع بوابة منفصلة لكل إدارة. بيلغي شيتات المبيعات والمالية والمشروعات المنفصلة، ويدّي الإدارة أرقام واحدة تقدر تعتمد عليها.

شركة التطوير العقاري في الحقيقة كذا شغلانة تحت اسم واحد. المبيعات بتجري ورا العملاء وبتحجز وحدات، والمالية بتحصّل أقساط لسنين بعد كل عقد، والمشروعات بتبني وبتدفع للمقاولين، والإدارة محتاجة تشوف ده كله مع بعض. ولما كل فريق يمسك ملف إكسيل لوحده، نفس الشقة بتتعرض على عميلين، وقسط ربع سنوي بيتنسي لأن محدش أخد باله إنه استحق، والوضع المالي الحقيقي بيفضل تخمين لحد آخر الشهر.

الخلاصة

• شغل المطوّر سلسلة واحدة: عميل محتمل، وحدة، عقد، خطة سداد، تحصيل، تنفيذ. والفجوات بين الفرق هي اللي فيها الوحدة بتتباع مرتين والقسط بيتنسي.
• كل إدارة محتاجة بوابة ليها بقائمتها، وكل موظف يشوف اللي دوره وصلاحياته بتسمح بيه بس.
• خطة السداد لازم السيستم هو اللي يحسبها، وإجماليها يساوي قيمة العقد بالظبط.
• التحصيل لازم يطلّع إيصال برقم مسلسل ويحدّث القسط والعقد ورصيد العميل والحساب في خطوة واحدة.
• متابعة التنفيذ مكانها في نفس السيستم مع المبيعات، لأن فلوس المبيعات هي اللي بتبني.

ليه الإكسيل مبيكفيش شركة التطوير العقاري؟

الإكسيل ماشي مع مشروع واحد وفريق مبيعات صغير. لكن بيقع لأسباب متوقعة مع الكبر، وشرحناها في مقال علامات إنك كبرت على الإكسيل. وعند المطوّر العقاري الأعراض واضحة:

• نفس الوحدة بتتباع مرتين. اتنين سيلز يحجزوا نفس الشقة في نفس اليوم لأن شيت المتاح ماتحدّثش.
• جدول أقساط مش مظبوط. جدول معمول باليد فرقه كام مية جنيه، والفرق يظهر بعد سنين وقت الاستلام.
• تحصيل من غير أثر. شيك يتستلم، ورصيد العقد وحساب البنك يتحدّثوا في أوقات مختلفة وبإيد ناس مختلفة.
• عملاء محتملين بيضيعوا. استفسارات الموقع والتليفون ومكتب المبيعات قاعدة على موبايلات شخصية، وبتمشي مع السيلز لما يمشي.
• التنفيذ في الضلمة. الإدارة تعرف بالتأخير أو تجاوز الميزانية في اجتماع آخر الشهر، بعد ما كان ممكن يتلحق.

منصة واحدة وبوابة لكل إدارة

الفكرة إن فيه قاعدة بيانات واحدة، وبوابة منفصلة لكل إدارة: CRM، والمبيعات، والمشروعات، والمالية، والموارد البشرية، والإدارة، والموقع. كل بوابة ليها قائمتها، وصلاحية الموظف هي دوره، زائد صلاحيات قسمه، زائد أي صلاحيات شخصية. يعني السيلز مش هيشوف حسابات البنوك، والمحاسب مش هيعدّل قائمة الأسعار. ودليل صلاحيات المستخدمين وسجل التدقيق بيشرح ليه ده مهم لأي شركة بتمسك فلوس عملاء.

السيستم بيغطي إيه؟

1. CRM: العملاء المحتملين والمكالمات والمتابعات

كل عميل محتمل بيمشي في مراحل جديد، تم التواصل، مهتم، مؤهل، تفاوض على لوحة كانبان. وليه صفحة فيها كل مكالمة بنتيجتها وقناتها ومدتها وملخصها، والمتابعات المجدولة، وتنبيه بالمتأخر، والوحدات اللي مهتم بيها. التفاصيل في مقال الـ CRM العقاري والمتابعات.

2. مخزون الوحدات وقائمة الأسعار

المشروعات والكمبوندات والمباني، وخريطة أدوار ملونة بتوضح حالة كل وحدة. وقائمة الأسعار فيها تحديث جماعي بمعاينة قبل الحفظ، وده بيفرق لما تفتح مرحلة جديدة أو تعدّل الأسعار.

3. عقود البيع وخطط السداد

البيع الجديد: عميل، ووحدة متاحة، والسعر، وخطة سداد فيها مقدم ودفعة تعاقد ودفعة استلام وأقساط شهرية أو ربع سنوية ورسوم الصيانة والنادي والجراج. الجدول بيتحسب قدامك وإجماليه دايماً بيساوي قيمة العقد، والوحدة بتتقفل وقت حفظ البيع فمستحيل تتباع مرتين. شوف مثال كامل في مقال خطط السداد والأقساط.

4. التحصيل والمالية

المالية بتشوف المستحق والمتأخر والجاي. وتحصيل القسط بيسجل الطريقة (كاش، تحويل بنكي، إنستاباي، شيك، فيزا، محفظة) والحساب اللي دخلت فيه، ويطلّع إيصال برقم مسلسل، والقسط والعقد ورصيد العميل والحساب بيتحدّثوا مع بعض. والمصروفات بتمشي طلب ثم موافقة ثم صرف، والتقارير بتتصدّر Excel.

5. بوابة لكل مشروع

نسبة الإنجاز، وجدول Gantt للمراحل، وخطة عمل بمنحنى S للمخطط مقابل الفعلي، وتقارير موقع يومية بالصور، والمقاولين ومستخلصاتهم، والميزانية مقابل الفعلي، وتدفق نقدي لـ 24 شهر. اقرأ متابعة التنفيذ والتدفق النقدي.

6. الموارد البشرية والخدمة الذاتية

الموظفين والهيكل التنظيمي والحضور والإجازات والمستندات، وبوابة خدمة ذاتية كل موظف يشوف فيها بياناته.

7. موقع الشركة

الموقع بيعرض الوحدات المتاحة من المخزون مباشرة، ومشروعاتك ومقالاتك، بالعربي والإنجليزي. وكل نموذج تواصل بيتحول لعميل محتمل في الـ CRM بمتابعة للمسؤول عنه.

الإكسيل مقابل أدوات منفصلة مقابل سيستم واحد للمطوّر

الاحتياج	إكسيل لكل فريق	CRM منفصل + برنامج حسابات	سيستم واحد للمطوّر
الوحدات المتاحة	شيت مشترك وغالباً قديم	في أداة وبيتنقل للتانية	خريطة بالحالة، والوحدة بتتقفل وقت البيع
جدول الأقساط	باليد	غالباً بره الاتنين	بيتحسب ويساوي قيمة العقد
التحصيل والإيصال	دفتر إيصالات + شيت	في الحسابات بس	إيصال مسلسل والعقد والرصيد والحساب بيتحدّثوا مع بعض
استفسارات الموقع	الإيميل	حسب الربط	بتبقى عملاء محتملين بمتابعة
التنفيذ والتدفق النقدي	ملفات منفصلة	مش موجود	بوابة المشروع: Gantt ومنحنى S وميزانية وتدفق نقدي
مين يشوف إيه	اللي معاه الملف	لكل أداة لوحدها	البوابة والدور والقسم والصلاحيات الشخصية

تقيّم السيستم إزاي قبل ما تشتري؟

• اعمل بيعة حقيقية من أولها لآخرها: وحدة متاحة، وخطة بمقدم وأقساط ربع سنوية ورسوم، واتأكد إن الإجمالي بيساوي قيمة العقد.
• جرّب تبيع نفس الوحدة من شاشتين في نفس الوقت. المفروض ميحصلش.
• حصّل قسط بشيك واتأكد إن الإيصال والعقد ورصيد العميل والحساب كلهم اتغيروا.
• ادخل كسيلز واتأكد إنك مش شايف المالية.
• اسأل مشروعاتك ووحداتك وعملاءك هيتحملوا إزاي، وإيه التكلفة السنوية للتشغيل. دليل التكلفة الكلية لأنظمة ERP فيه البنود اللي تقارنها.

كيف تساعدك Nilex

Nilex بنت وبتشغّل نظام إدارة شركات التطوير العقاري الخاص بيها، وبيغطي كل اللي فوق بالعربي والإنجليزي، بعدد مشروعات ومستخدمين مفتوح. الباقات بتبدأ من CRM ومبيعات بس، لمبيعات وتحصيل، للباقة التجارية الكاملة بالموقع والموارد البشرية، لباقة المطوّر الكاملة بمتابعة التنفيذ؛ شوف الباقات في صفحة النظام. بنسلّمه بمشروعاتك ووحداتك ومستخدميك وهويتك، وبندرّب فريقك قبل الإطلاق. والربط مع برنامج الحسابات أو أي سيستم تاني ونقل بياناتك من ملفاتك الحالية ممكن نضيفهم لك.

الأسئلة الشائعة

كل إدارة تقدر تشوف شغلها بس؟

أيوه. كل إدارة ليها بوابة، وصلاحية كل موظف هي دوره زائد صلاحيات قسمه زائد أي صلاحيات شخصية.

ممكن وحدة تتباع مرتين بالغلط؟

لأ. الوحدات المتاحة بس هي اللي بتظهر في البيع، والوحدة بتتقفل وقت حفظ البيعة.

السيستم للشركات الكبيرة بس؟

لأ. مناسب لمطوّري الكمبوندات والمشروعات السكنية، والساحلية، والتجارية والإدارية، وشركات التسويق والوساطة العقارية. وشركة الوساطة تقدر تبدأ بباقة الـ CRM والمبيعات.

بيتابع التنفيذ كمان؟

أيوه، في الباقة الكاملة: لكل مشروع Gantt وخطة عمل بمنحنى S وتقارير موقع يومية بالصور ومقاولين ومستخلصات وميزانية مقابل الفعلي وتدفق نقدي.

التشغيل بياخد قد إيه؟

عادةً من تلات لست أسابيع، حسب عدد المشروعات والوحدات اللي هتتحمّل وحجم البيانات اللي هتتنقل.

لو فرق المبيعات والمالية والمشروعات لسه بتطابق شيتات، كلّم Nilex.