بورتال لكل دور: ليه سيستمات نيلكس بتدي صاحب الشركة والموظف والفني والعميل شاشات مختلفة

البورتال حسب الدور هو جزء من السيستم معمول لنوع واحد من المستخدمين: ليه المنيو بتاعته والشاشة الرئيسية بتاعته والبيانات اللي الشخص ده محتاجها بس. بدل ما تدي الكل نفس شاشة الأدمن وتتمنى محدش يدوس غلط، صاحب الشركة بياخد الصورة كاملة، والفني بياخد شغل النهارده، والمندوب بياخد طلباته على الموبايل، والعميل بيشوف عربيته أو ابنه أو ملفه.

ده مهم لأن أغلب غلطات الشغل اليومية مش بسوء نية. هي ناس شغالة على شاشات بتوريهم أكتر من اللازم، وعملاء بيتصلوا عشان مش شايفين أي حاجة. البورتالات المنفصلة بتحل الناحيتين. تحت هتلاقي البورتالات الحقيقية في سيستمات نيلكس ومشروعات عملائها، وكل دور بيشوف إيه، وإزاي تقرر شغلك محتاج أنهي بورتال.

الخلاصة

• البورتال أكتر من صلاحية: هو منيو وشاشة رئيسية متصممين على شغل دور واحد.
• البورتالات الداخلية (الإدارة، الفني، المندوب، الدكتور، الموظف) بتقلل الغلط لأن كل واحد بيشوف ويعدّل شغله بس.
• البورتالات الخارجية (العميل، المريض، ولي الأمر) بتقلل المكالمات لأن الناس بتشوف الحالة بنفسها.
• كل البورتالات جزء من نفس السيستم، فصاحب الشركة شايف كله في مكان واحد.
• ابدأ بالدور اللي عامل أكتر غلط أو أكتر مكالمات النهارده، وضيف الباقي بعدين.

يعني إيه بورتال حسب الدور بالظبط؟

الصلاحيات بتحدد المستخدم مسموح له يعمل إيه. البورتال بيروح أبعد ويحدد يومه شكله إيه. الفني اللي محتاج يشوف تلات شغلانات مش لازم يفتح شاشة معمولة لمحاسب وشغله مستخبي في منيو فيها تلاتين اختيار.

في سيستمات نيلكس الاتنين شغالين مع بعض. كل مستخدم بيشوف اللي دوره يسمح بيه بس: الموظف ممكن يتقصر على المشروعات أو العملاء المتسندين له، والعميل مبيشوفش غير بياناته. وبعدين البورتال بيرتب البيانات المسموحة دي في الشاشات اللي الدور ده بيستخدمها أكتر. ولو عايز ناحية الأمان بالتفصيل اقرا صلاحيات المستخدمين وسجل التدقيق؛ المقال ده عن التجربة اليومية.

مين بيشوف إيه: بورتالات حقيقية في سيستمات نيلكس

صاحب الشركة والمديرين: الصورة كلها، أو فرع واحد بالظبط

بورتال صاحب الشركة معمول للمقارنة. في سيستم مراكز حماية السيارات داشبورد الشبكة بيوري الإيراد والمصروفات وصافي الربح والعمليات والعربيات اللي جوه والحجوزات المعلقة والموظفين والمخزون القليل لكل فرع، في أي فترة. ومدير الفرع بيدخل على نفس السيستم ومبيشوفش غير مركزه.

التقسيمة دي هي اللي بتخلي صاحب الشغل يسلم فرع لمدير من غير ما يسلمه أرقام باقي الفروع. ونفس الفكرة في سيستم الورش: كل فرع ليه شغله ومخزونه وماليته وفريقه، والإدارة شايفة كل عربية جوه كل فرع. وتشغيل كذا فرع شرحناه في إدارة عدة فروع ومخازن بنظام واحد.

الإدارات: شركة واحدة ومكاتب منفصلة

أوضح مثال سيستم شركات التطوير العقاري. المطور بيشغّل مبيعات وتحصيل أقساط لسنين وتنفيذ وHR في نفس الوقت، فالسيستم بيدي كل إدارة بورتال: CRM والمبيعات والمشروعات والمالية والـ HR والإدارة والموقع. كل بورتال بالمنيو بتاعته، وكل موظف بيشوف البورتالات والصفحات اللي دوره وإدارته وصلاحياته الشخصية تسمح بيها بس.

عملياً، موظف المبيعات بيفتح طابور المتابعات ويشوف المتأخر والمستحق النهارده واللي جاي. المالية بتشوف الأقساط المستحقة والمتأخرة. وفريق المشروعات شغال في بورتال لكل مشروع بالتايملاين وتقارير الموقع والمقاولين. محدش بيتوه في شاشات التاني، والمدير العام شايف كله.

الفنيين والمندوبين: الشغل على الموبايل

اللي شغالين في الورشة أو في الشارع محتاجين شاشات صغيرة وسريعة، مش back office كامل.

• الفني في سيستم مراكز الحماية بيشوف الشغل المتسند له، والتفاصيل في بورتال العميل والفني في مراكز الحماية.
• المندوب والسواق في سيستم التوزيع والمخازن بيشوفوا طلباتهم بعنوان المحل وتليفونه ونسبة إنجازهم، وبيبعتوا المصروفات للموافقة. البورتال شغال من متصفح الموبايل، فالمندوب مش محتاج كمبيوتر. أكتر في بورتال المندوب وطلبات المحلات أونلاين.
• الموظفين في باقة المدرسة الكاملة ليهم صفحة "شغلي النهارده" وطلبات الـ HR، وسيستم العقارات فيه بورتال خدمة ذاتية لكل موظف. وإزاي الـ HR بيتحط جوه سيستم التشغيل في الموارد البشرية والمرتبات جوه سيستم التشغيل.

العملاء وأولياء الأمور والمرضى: إجابة من غير مكالمة

البورتالات الخارجية هي اللي أغلب الشركات بتحس بفرقها أسرع، لأن كل حالة العميل يقدر يشوفها بنفسه هي مكالمة فريقك مش هيرد عليها.

أصحاب العربيات

في سيستم مراكز الحماية العميل بيشوف عربياته والخدمات اللي اتعملت ومدفوعاته ومواعيد متابعته. وفي سيستم الورش التقدير بيتبعت بالواتساب أو SMS أو الإيميل بلينك لبورتال العميل، يوافق أو يرفض كل بند ويتابع مرحلة العربية. وخطوة الموافقة دي متشرحة في أمر الشغل والتقدير وموافقة العميل.

أولياء الأمور والطلبة والمدرسين

في سيستم المدارس كل طالب وولي أمر ومدرس وموظف ليه حساب وبورتال. الإعلانات ممكن تروح للكل، أو للمسجلين بس، أو لأدوار زي أولياء الأمور أو المدرسين، أو لفصول معينة، وكل واحد بيشوف اللي يخصه بس. ولي الأمر بيشوف إعلانات ولاده وجدولهم وحضورهم ونتايجهم، ويبعت أعذار الغياب، وفي الباقة الكاملة كشف المصروفات. شوف موقع المدرسة والإعلانات وبوابة ولي الأمر.

المرضى والدكاترة

لـ عيادة PhysioTech للعلاج الطبيعي في المعادي بنينا سيستم إدارة العيادة بأربع بورتالات: الإدارة والدكتور والمريض والتغذية. وموديول التغذية ليه بورتال دكتور خاص وتقييمات تغذية منفصلة عن العلاج الطبيعي. ومشروع مكتب الحصوة للمحاماة كمان فيه بورتال للعملاء وبورتال للموظفين، وتسجيل العميل بيتوافق عليه الأول.

ليه البورتالات المنفصلة بتقلل الغلط والمكالمات

• دوس أقل، غلط أقل. الشاشة اللي بتوري الشخص شغله بس بتقلل السجلات اللي ممكن يفتحها غلط.
• مسؤولية واضحة. لما المندوب يشوف طلباته بس، مفيش سؤال التوصيلة المتأخرة بتاعة مين.
• الحالة بالخدمة الذاتية. "العربية جهزت؟" و"ابني حضر النهارده؟" و"لسه عليا كام؟" بتتجاوب على شاشة.
• القرار مكتوب. العميل اللي بيوافق على بنود التقدير في البورتال بيسيب سجل، لكن "ماشي" في التليفون لأ.
• البيانات خاصة. العميل بيشوف بياناته بس، والموظف ممكن يتقصر على اللي متسند له.

شغلك محتاج أنهي بورتال الأول؟

اسأل سؤالين: أنهي دور عامل أكتر غلط النهارده؟ وأنهي جهة برة بتتصل بيك أكتر؟ الأول بيقولك تبدأ بأنهي بورتال داخلي، والتاني بأنهي بورتال خارجي. الورشة اللي الصبح كله رايح في مكالمات "خلصت؟" محتاجة بورتال العميل، والموزع اللي مندوبينه بيضيعوا الأوردرات الورق محتاج بورتال المندوب.

وبعدين بص على الباقة. في كذا سيستم عندنا البورتالات جاية مع باقة معينة: مثلاً بورتال العميل والفني في مراكز الحماية وبورتال العميل في الورش في باقة الشبكة المتنامية، وبورتال المندوب في باقة شبكة التوزيع. وكل صفحة سيستم فيها كل باقة بتشمل إيه. والمعايير كاملة في معايير السيستم الاحترافي لإدارة الشركات.

إزاي نيلكس تساعدك

1. افتح سيستم مجالك من صفحة الأنظمة واتفرج على فيديوهات البورتالات، زي سيستم إدارة المدارس أو سيستم ورش صيانة السيارات.
2. ابعت نموذج الطلب من نفس الصفحة للسيستم نفسه أو لسيستم مشابه مخصص، وقولنا عندك أنهي أدوار. الفريق بيرد على كل طلب.
3. لو أدوارك مش شبه أي سيستم جاهز، خدمة نظام ERP مخصص بتبني البورتالات حوالين إداراتك، زي ما عملنا مع عيادة PhysioTech. وتقدر تكلمنا على طول.

أسئلة شائعة

البورتال هو نفسه الصلاحية؟

لأ. الصلاحيات بتحدد المستخدم مسموح له يشوف ويعدّل إيه، والبورتال بيرتب المسموح ده في منيو وشاشة رئيسية مناسبة لدوره. وسيستمات نيلكس بتستخدم الاتنين مع بعض.

العميل محتاج ينزل تطبيق؟

لأ. البورتالات في سيستماتنا شغالة من المتصفح على الكمبيوتر والتابلت والموبايل. في سيستم الورش مثلاً العميل بيفتح التقدير من لينك جاله على الواتساب أو SMS أو الإيميل.

ممكن عميل يشوف بيانات عميل تاني؟

لأ. العميل مبيشوفش غير بياناته، والموظف ممكن يتقصر على المشروعات أو العملاء المتسندين له.

ممكن نبدأ من غير بورتالات ونضيفها بعدين؟

غالباً أيوه. مثلاً سيستم المدارس ممكن يبدأ بباقة الموقع والبوابة ويضيف سيستم الإدارة بعدين، وسيستمات تانية بتضيف البورتالات في الباقات الأعلى. وأي حاجة برة الباقة بتتسعّر كطلب تعديل.

عندنا دور مش موجود في أي سيستم جاهز؟

قولنا في نموذج الطلب. ممكن يتبني سيستم مشابه على طريقة شغلك، والأدوار أو الشاشات الزيادة بتتسعّر ويتتفق عليها قبل ما تتبني.